Ser más eficiente en el trabajo

¿Tienes la sensación de que las tareas rutinarias se comen tu día? ¿Te parece que nunca avanzas de verdad en ese proyecto que va a darte los beneficios que buscas? ¿Estás atrapada/o en la rueda del hamster, cada día igual? Quieres saber cómo ser más eficiente en el trabajo.

Mi historia

Conduzco de vuelta a casa desde el trabajo, repaso mentalmente mi día. Otra vez esa sensación de estar atascada ¿en qué he podido emplear tantas horas?. .

• A primera hora la reunión diaria,
• el correo,
• las llamadas de teléfono,
• la siguiente reunión,
• las emergencias del equipo que podrían resolver ellos,
• la llamada a un proveedor que no me correspondía a mí, pero que yo sé que resolveré más rápido.

Siempre he sido de acción rápida, que hay que llamar, llamo de inmediato, sin pensar. Sin embargo, de esta manera, ¿aprenderá la persona a la que le corresponde hacerlo?

Tomar acciones rápidas es muy eficaz pero ¿es eficiente?

Necesito cambiar algo en mi vida, necesito avanzar. La semana próxima viene el Super-Director de la multinacional, tengo que revisar un montón de documentación, mañana sin falta empiezo.

Siempre me pasaba lo mismo, el último día, dedicación exclusiva, ahí no hay emergencias, reuniones o llamadas. ¿Es eficiente esto? Necesito ser más eficiente en el trabajo.

¿Cual es mi problema? Necesito erradicar hábitos que no aportan y sustituirlos por hábitos que sí aportan.

7 Errores que te impiden ser eficiente en el trabajo

La única manera de librarse de un hábito «negativo» es sustituirlo por otro «positivo». Qué hábitos improductivos necesitaba yo erradicar y es posible que también lo necesites tú:

• Llegar al trabajo sin un plan de lo más importante para hoy.
• Empezar por las tareas más sencillas que menos beneficio van a aportarte (leer el correo, los mensajes internos, las notificaciones…)
• Dejar que los demás gestionen tu tiempo, ellos deciden cuándo y cuánto pueden interrumpir y tú simplemente esperas que terminen pronto para seguir con lo tuyo
• Hacer las tareas de los demás porque tú las harás más rápido, mejor y el resultado será más positivo.
• Dejar lo más importante para el final, para última hora.
• Agendar sólo las tareas que tienen que ver con los demás y olvidar las tuyas.
• Distraerte con tareas urgentes, que realmente no aportan valor.

Las pequeñas tareas que se hacen rápido son para mí como las pipas, se consumen fácilmente, aportan placer rápido, pero no alimentan realmente.

Hacer esas tareas rápidas que no aportan valor es como las calorías vacías, llenan tu estómago pero no aportan la energía que necesitas para gestionar tu vida.

¿Estás dedicando tu tiempo a comer pipas? o ¿lo empleas en hacer guisos que te aportarán energía?

Una vez identificados los hábitos negativos, solo te queda, poco a poco, de uno en uno, ir implementando hábitos que te aporten y te hagan avanzar, te hagan sentir que eres dueña/o de tu tiempo.

7 Hábitos para ser más eficiente en el trabajo

Vamos, piensa un poco, ¿qué hábito puedes implementar en tu vida que de hacerlo supondrá ese cambio que buscas?

Aquí te ofrezco los que a mí me funcionan, seguro que tú puedes encontrar alguno más:

1. El viernes por la tarde, el lunes por la mañana o el domingo, programa la semana, decide qué es lo más importante que tienes que hacer esta semana y asegúrate de que está en tu agenda con tiempo suficiente y en lugar preferente.
   
2. La primera tarea de la mañana, antes de abrir el correo, el whatsapp o la mensajería interna, es planificar tu día.
   Decide qué tarea es la más importante del día, la más rentable, la que te acerca más a tu objetivo y prográmala para la hora en que seas más productivo/a (en mi caso es por la mañana, a primera hora).
   Luego decide qué otras tareas son relevantes para hoy y prográmalas también. Te recomiendo que tengas una agenda donde apuntar todo esto.
   Pero Pilar, ¿y si hay algo en el correo que no pueda esperar?» – ¿De verdad crees que habrá algo que no pueda esperar a que tú hayas programado tu día y realizado esa acción tan importante?. Si hubiese algo tan super-urgente, ¿no crees que alguien te llamaría por teléfono?
   
3. Planifica las tareas sencillas y rápidas para las horas menos productivas, por ejemplo después de comer o después del descanso de la mañana (cómete las pipas solo después de que ya hayas comido los alimentos que te aportan energía).
   
4. Revisa el correo y las mensajerías dos o tres veces al día, solo a esas horas en las que eres menos productiva/o y el resto del tiempo desconecta todos los avisos.
   Ya sé, ya sé que esto da miedito, pero, ¿has probado alguna vez a desconectar todos los avisos y sentir esa sensación de paz? Empieza por hacerlo solo un día, a ver qué sucede.
   Seguro que a ti nunca te ha pasado eso de coger el móvil para hacer una llamada, ver que había un montón de avisos, revisarlos todos y dejar el móvil otra vez un su sitio ¡sin haber hecho la llamada! A mí me ha pasado y después de media hora me he dado cuenta que no he hecho esa llamada tan importante…
   
5. Planifica momentos para las «interrupciones«, cuestiona cada vez, a cada persona, si ese es el mejor momento para la interrupción y haz saber a todos cuales son los mejores momentos para hablar contigo.
   «Pilar, mi puerta siempre está abierta, yo quiero tener una relación cercana con mi equipo y estar accesible a ellos». – Muy bien, tú decides, ¿prefieres ser dueña/o de tu tiempo o accesible? ¿crees que son incompatibles? ¿no podría suceder que las personas que te necesiten también gestionen su tiempo y te interrumpan en el horario establecido? Quizá de esta manera, también ayudas a los demás a planificarse.
   
6. Delega, ya sé que tú eres quien mejor y más rápido hace todas las tareas, pero si sigues haciendo todo tú, ¿Cómo van a aprender los demás?
   
7. Celebra cada pequeño avance, premiate a ti misma/o cuando hayas implementado uno de estos hábitos. A nuestro cerebro le encanta celebrar y conseguir objetivos, por eso póntelo fácil y premiate, date ese «caprichito» y disfrútalo.

Y sobre todo

Haz solo una cosa cada vez

Plan de acción

• Elige uno de estos hábitos,
• Ponte una meta, lo haré 5 días y lo celebraré tomando un café en esa cafetería que tanto me gusta.
• Después hazlo hasta 21 días y haz una celebración mayor.
• Cuando sientas que ese nuevo hábito ya es tuyo, que lo haces sin esfuerzo, ve a por el siguiente.

Verás como en unos meses eres alguien diferente, verás como cuando te vayas a casa te habrás librado de esa sensación de tener todo por hacer y te darás cuenta que tus días de verdad cuentan.

Y verás como en casa, también se dan cuenta de que estás más presente. El equilibrio entre tu vida laboral y personal mejorará sin darte cuenta.

Ya te he contado lo que hago yo, ahora cuéntamelo tú.

¿Qué hábitos tienes en tu vida que te hacen avanzar y ser más eficiente en el trabajo?

Te leo en los comentarios.

Un abrazo