by Maria Pilar

Como mejorar la comunicación en el trabajo

septiembre 20, 2020 | coaching ejecutivo, Coaching Soria, Crecimiento personal, Equipos con corazón

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¿Cuántas veces has pensado que hablas en chino? ¿Te pasa que a veces parece que hablas en heráldico, dadas las acciones que toma la gente después de escuchar lo que dices? En este artículo te contaré cómo mejorar la comunicación en el trabajo, para que de verdad sientas que estás hablando el mismo idioma que el resto.

Mi hijo me dice, mamá, es que nunca me escuchas. Y es que a menudo me habla desde la otra punta de la casa y yo no entiendo lo que dice. Reconozco que también yo a veces le hablo desde la cocina mientras él está en su habitación. ¿Es posible que también a ti te pase algo parecido en el trabajo?

Si no has conseguido toda la atención de la otra persona cuando hablas, es tontería, digas lo que digas, no te va a entender.

Para qué mejorar la comunicación en el trabajo

No conseguir entender a tu jefe o vivir en un entorno donde no entiendes lo que pasa es muy frustrante. Por otra parte, trasmitir conceptos que no llegan, también es frustrante.

Un buen flujo de comunicación es uno de los pilares para mantener la motivación en el equipo.

Si tienes objetivos para tu equipo, es fundamental que seas capaz de comunicarlos al resto, será la única manera de alcanzarlos.

Si de verdad quieres conseguir beneficios, que todos os enfoquéis en lo que de verdad deja dinero, en lo que hace que la compañía prospere, entenderás que necesitas comunicar bien ¿no?

Si piensas que no es tan relavante, mejor que dejes de leer aquí.

Primero, presta toda tu atención

¿Crees que puedes comunicar si no tienes la atención de tu interlocutor?

¿Cómo vas a captar la atención de los demás si ellos no tienen la tuya?

Muchos de mis clientes me dicen, mi puerta siempre está abierta. Muy bien, eso genera cercanía ¿y atención?

Si tú estás inmerso/a en una tarea muy importante y viene alguien a preguntarte algo, ¿podrás prestarle toda tu atención?

¿Sabes que cada distracción supone 20 minutos para volver a tu nivel de concentración anterior?

¡20 minutos de vida perdidos con cada interrupción!

¿Entiendes ahora por qué necesitas tantas horas para hacer tus tareas?

Si los que te rodean saben que pueden interrumpirte cuando quieran, simplemente te llamarán cuando les surja la duda y será una distracción para ambos. ¿Crees que eso les beneficia a ellos en su organización?.

Sin embargo, si tienes un horario de consultas, ¿te das cuenta que tanto tú como el resto tendréis toda vuestra atención en el tema de la consulta?.

Tener un «horario de consultas» te ayuda a ti a mantener toda tu concentración en tus tareas y a tus compañeros a organizarse y ordenar sus ideas para preguntarte en el momento adecuado. Y además, ¡te ahorra tiempo! ¿A qué esperas para establecer tu horario?

Segundo, capta la atención de los demás

He vivido reuniones en las que cada uno se escondía detrás de su portátil, con la excusa de escribir el acta, de revisar los puntos abiertos, de buscar información para la reunión.

Sea como sea, si estás detrás de tu portátil, ¿Cómo vas a captar la atención del resto? y si el resto está detrás de su ordenador ¿Cómo vas a saber si te prestan atención?

En estos momentos en que muchas reuniones se hacen telemáticamente, es aún más complicado, dado que todos estamos detrás del ordenador. ¿Cómo vas a captar su atención? ¿Cómo vas a mejorar la comunicación en el trabajo?

Lo mejor es que generes tu propia estrategia para captar la atención en las reuniones:

  • Empieza la reunión con una pregunta con la que todos se sientan identificados. Del tipo ¿os gustaría saber…? o ¿Cuántos de vosotros…?
  • Haz una ronda inicial en que cada uno cuente un poco su situación. Y sus expectativas para la reunión.
  • Formula frecuentemente preguntas a interlocutores que no están interviniendo.

Fuera de las reuniones, ¿también necesitas asegurar que tienes la atención de la persona o personas con las que hablas?. ¿Cómo?

  • Asegura el entorno, que no haya distracciones alrededor.
  • Empieza la conversación cordialmente, con un saludo y una sonrisa (ni te imaginas el poder de una sonrisa en el cerebro de la otra persona).
  • Pregunta si el momento para la conversación es el adecuado.
  • Si interrumpes algo o si podéis programar la conversación para otro momento.

Tercero, asegúrate que mantienes la atención de los demás

Sobre todo, predica con el ejemplo.

¿Cómo y dónde está tu móvil durante las reuniones o conversaciones?

Un móvil encima de la mesa mientras hablas, envía el mensaje de que ese aparato es más importante que la persona que tienes delante.

¿Has intentado alguna vez tener una conversación con alguien a quien constantemente le sonaba el móvil? ¿Cómo te has sentido?

Si durante tu comunicación permites interrupciones constantes, ¿Crees que el mensaje calará?

¿Has pensado qué necesitas tú para mantener la atención en las conversaciones con otras personas?

En estos días que vivimos, nos rodean tantos estímulos que nos hemos convertido en peces de colores, con memoria de pocos segundos. ¿Crees que tú podrás conseguir la atención de los que te rodean por más tiempo?

Si eres un monologuista, seguro que sí. En caso contrario, te interesa tener una estrategia para mejorar la comunicación en el trabajo y mantener la atención de los que te rodean:

  • Haz frases cortas y concisas
  • Procura hablar máximo 5 minutos seguidos, después de los cuales pregunta algo.
  • Mantén contacto visual.
  • Nada de interrupciones, cierra la puerta, silencia el móvil.
  • Pide a la otra persona que también silencie el móvil.

Cuarto, asegúrate que tu mensaje ha llegado

Te he hablado muchas veces del feedback, ahora es un buen momento para utilizarlo. Una vez hayas terminado la comunicación y antes de despedirte, formula las siguientes preguntas

  • ¿Qué has entendido?
  • ¿Qué vas a hacer ahora con lo que hemos comentado? ¿Cómo? ¿Cuándo?
  • ¿Alguna duda?

Pon por escrito las conclusiones y los acuerdos.

De nuevo, en estos momentos de miles de estímulos exteriores necesitamos afianzar nuestra comunicación. Poner por escrito los acuerdos te librará de muchos dolores de cabeza.

Como mejorar la comunicación en el trabajo en 4 pasos

Es sencillo:

  1. Presta atención
  2. Capta la atención de tu interlocutor
  3. Mantén la atención
  4. Asegura que el mensaje ha llegado

Espero que te haya gustado el artículo. Seguro que tú tienes otras estrategias que me encantará conocer, ¿las compartes conmigo en comentarios?

Gracias por todo y nos vemos pronto.

Sobre la autora, Maria Pilar

Coach Coactivo e Ingeniera Industrial

Me dedico a inspirar a ejecutivos estresados, ansiosos, a los que les cuesta desconectar del trabajo, que quieren disfrutar de la vida. Para que prioricen lo importante, se sientan responsables de lo que pasa en sus vidas y agradezcan todo lo que les sucede, conectando así con la alegría de vivir y logrando disfrutar de lo que saben hacer.

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  1. La Comunicación es vital en cualquier aspecto de la vida.
    Ya nacemos comunicando. Interactuar, escuchar, colaborar e integrar, son aspectos de cualquier charla o conversación. Para k haya conexión tiene k haber interés x parte de tod@s. Tod@s aprenden y tod@s se nutren en la comunicación.
    Para k se produzca una buena comunicación, los pasos k has dicho. Además:
    Un buen actor o actriz, un buen escritor o escritora, un buen pintor o pintora…jamás te llegará a ti, si no cree en lo k hace y piensa en ti cuando lo hace.
    Felíz día y felices formaciones y lo + importante, la Acción, ed, ponerlo en práctica. Muchas gracias.

    1. Muy cierto Rufino, nacemos comunicando, siempre estamos comunicando, hablemos o no.

      Por supuesto el interés es clave, lo malo es que muchas veces nuestro interés es a medias, ¿Cómo vamos así a llegar a la gente?

      gracias por el comentario y feliz día.

  2. Me he sentido identificado con muchos de los ejemplos que planteas.
    Pienso que a veces es difícil darse cuenta por uno mismo de que no estamos comunicando correctamente y, sin embargo, resulta muy obvio darse cuenta cuando observas a otras personas.
    Es un placer leerte.
    Alberto Mrteh (El zoco del escriba)

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