Salir del cortoplacismo y dejar de apagar fuegos

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Hace unas semanas envié una propuesta para una formación bonificada sobre trabajo en equipo a una empresa, pedí a José, el jefe de RRHH, tener una reunión virtual para explicar la propuesta. Tres semanas después José me dice que no puede quedar conmigo, que está todo el día apagando fuegos. Por eso en esta entrada voy a darte 2 herramientas para Salir del cortoplacismo y dejar de apagar fuegos.

La semana pasada lancé una encuesta sobre qué contenidos eran los que más interesaban a personas como tú, hubo dos claros ganadores:

motivación de equipos de trabajo (el equipo está desmotivado)
liderazgo del equipo (Sensación de apagafuegos)

Con las herramientas de hoy, podrás trabajar en ambas al mismo tiempo ¿no te parece interesante?

¿Qué haces cada vez que surge un fuego?

Ya te estoy viendo: suena el teléfono, tenemos este tema ardiendo en la zona de inyectoras. Vas para allá rápidamente, sin pensar empiezas a resolverlo, subes, bajas, llamas.

Ya está, ahora a por mi trabajo de hoy; ¡pero si han pasado 2 horas!

Diez minutos después ves un mail bomba, un cliente reclama algo importante. Llamas al cliente…

No puedes salir del cortoplacismo, entiendo que los fuegos te queman. ¿Eso es lo mejor que puedes hacer?

El Go to Gemba, me parece básico, es una herramienta de mejora continua que básicamente consiste en ir donde los problemas suceden. Pero, ¿tienes que quedarte ahí?

O ¿podrías solo repartir tareas y buscar una solución para la próxima vez que surja ese problema?

Si tú lo resuelves ¿Quién está pensando en el medio plazo? ¿Quién está pensando cómo salir del cortoplacismo?

2 herramientas para salir del cortoplacismo

Hay dos herramientas clave para salir del cortoplacismo y además conseguir motivación de equipos de trabajo.

Las lecciones aprendidas

Buaaa Pilar, esta herramienta es viejísima, cierto, yo la usaba en mi primer trabajo hace más de 2 décadas (por favor, no calcules mi edad; sí, tengo mucha experiencia acumulada)

Y estoy segura que hace 20 años no usaba esa herramienta en toda su potencia, porque me habría ahorrado muchos malos tragos.

Las gestión de las lecciones aprendidas consiste en:

1. coger ese pequeño problema que hoy te ha ocupado dos horas, por supuesto, primero no puede ocuparte 2 horas, seguro que otra persona puede ocuparse de ello.

2. emplea esas dos horas en analizar la causa raíz (hay montones de herramientas de mejora continua) y sobre todo, en ver qué harás diferente mañana. Una cosa muy sencilla, pero diferente.

3. toma el compromiso contigo mismo o mejor con otra persona, de hacer algo diferente mañana y HAZLO.

Tengo un cliente que tiene un absentismo tan alto que además de trabajar en las causas del absentismo, está constantemente seleccionando personal para esas posibles bajas inesperadas…

Reparto organizado de tareas y responsabilidades

Si la otra era vieja, imagina esta, es de la época de la revolución industrial.

La pregunta es, ¿te ayuda el reparto de tareas a salir del cortoplacismo?

Si es tan básica, ¿por qué aparece como clave en cada formación empresarial que imparto? Y no es que yo la saque a relucir, es el equipo el que la apunta.

Es muy común que las tareas y responsabilidades estén definidas y sin embargo haya montón de zonas grises que generan multitud de fuegos.

Y ¿Cómo te das cuenta de ello? Una de mis herramientas favoritas es la evaluación de desempeño. ¿La haces con regularidad? quiero decir, una o dos veces al año.

Le evaluación de desempeño

Hay muchos modelos y variantes, la que te propongo aquí es la básica. Una reunión uno a uno con cada uno de los miembros de tu equipo en la que evaluáis juntos varias cosas:

Nivel de cumplimiento de sus objetivos, eso es fácil ¿no? Los ha cumplido, hasta qué nivel, qué inconvenientes se ha encontrado…
Fortalezas y debilidades, revisa por adelantado en qué brilla especialmente esa persona, mínimo tres cosas y qué actitudes te gustaría que mejorase. Entre los dos hacéis un plan de acción para mejorar las que brilla y las que no. Y sobre todo, pon especial énfasis en las que brilla, así es como se saldrá del mapa, mejorando aquello en lo que es buena.
Revisión de las tareas y responsabilidades de esa persona. Esto puedes hacerlo dentro de la revisión de objetivos o como una tema aparte. Estoy segura de que te sorprenderá las discrepancias que encuentras en este punto.
Prospección de futuro, ¿Qué le gustaría hacer a esa persona en el futuro próximo o más lejano? ¿Cuál es su para qué de ir a trabajar? ¿Cómo puedes ayudarle a conseguirlo?

Este es un resumen mínimo de lo que es una evaluación de desempeño, que para mí es una herramienta brutal de motivación de equipos de trabajo, para conseguir mejorar los resultados de tu equipo y los tuyos propios.

Escuchar en un uno a uno, hablando de temas más profundos, más allá de la pura técnica del trabajo, te dará una perspectiva y una capacidad de liderazgo brutal.